Administration and Facilities Manager
Dangote Group, Congo

• Gérer les activités administratives impliquant l'achat d'équipements de bureau, l'achat d'articles de bureau, l'entretien ménager, la sécurité, la sécurité des employés, etc.Planification et préparation de rapports mensuels concernant le financement requis pour l'entretien de l'infrastructure et des installations de bureau
• Opérationnel et fonctionnel Administration • Planifier et coordonner les procédures et systèmes administratifs et concevoir des moyens de rationaliser les processus • Collecter, organiser et stocker les informations à l'aide de systèmes de classement. • Assurer un flux d'informations fluide et adéquat au sein de l'entreprise pour faciliter les opérations. • S'assurer que la gestion des documents est fournie conformément aux dispositions légales et aux normes de qualité de la société. Assurer la fourniture de tous les services auxiliaires et d'entretien ménager • Surveiller l'inventaire des fournitures de bureau et l'achat de nouveau matériel en tenant compte des contraintes budgétaires • Gestion des contrats (contrat de location et autres contrats administratifs). Contrôle des coûts et mise en œuvre rapide des projets RH et administratifs. • Superviser la gestion des contrats de service et des accords de niveau de service pour les services externalisés. • Superviser le processus d'acquisition de nouveaux fournisseurs de services liés à tous les services externalisés relevant de la section administrative • Gestion d'événements, organisation de réunions, organisation de voyages et réservations d'hôtel pour les clients et les employés • Surveiller les coûts et les dépenses pour aider à la préparation du budget • Veiller à ce que les opérations respectent les politiques et les réglementations • Rester au courant de tous les changements organisationnels et développements commerciauxInstallations • Organiser l'aménagement des bureaux, maintenir l'état des bureaux. Gérer la réparation, l'entretien et le remplacement de l'équipement, du mobilier, de l’ameublement. Allouer des bureaux en fonction des besoins • Organiser l'aménagement des Guest house et des maisons, maintenir leur état et gérer la réparation, l'entretien et le remplacement de l'équipement, des appareils électroménagers, du mobilier, etc., • Gérer l'entretien de l'équipement et des fournitures pour répondre aux normes de santé et de sécurité • Organiser le parc automobile administratif et gérer les réparations, l'entretien des véhicules, etc. • Fournir un soutien général aux visiteurs. Aider au processus d'accueil pour les nouvelles embauches • Assurer la liaison avec les Départements de gestion des installations (Maintenance, Electricité, etc), y compris les services de nettoyage, de restauration et de sécurité. • Inspecter les structures des bâtiments pour déterminer le besoin de réparations ou de rénovations • Veiller à ce que les autorisations de voyage (Ordre de mission), les visas et autres documents de voyage nécessaires pour le comité de direction et le personnel voyageant hors du pays pour des fonctions officielles se fassent rapidement • Prendre des dispositions pour la réinstallation des employés, ce qui comprend des dispositions pour leurs besoins familiaux tels que l'admission à l'école, le transport et la prise en charge des besoins de leur ménage. • Examiner la consommation des services publics et s'efforcer de minimiser les coûts • Superviser tout le personnel des installations (gardiens, techniciens, gardiens de terrain, etc.) et les entrepreneurs externes • Contrôle des activités telles que l'attribution des places de stationnement, l'élimination des déchets, la sécurité des bâtiments, etc. • Effectuer des analyses et des prévisions • Contribuer à la performance globale du service par l'exécution des objectifs cibles qui lui ont été fixés. • Procéder à son évaluation de performance (Evaluation PMS Mi et fin parcours). • Assister aux formations organisées pour renforcer les compétences. • Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées par le Responsable de l’Administration du Personnel.Responsabilités QSE • Connaître et appliquer pleinement les exigences, les politiques et les procédures API, IMS, et HSSE de DCC. • Prendre soin de sa propre santé et de sa sécurité sur le lieu de travail et s'assurer que les actes ou les omissions ne nuisent pas à la santé et à la sécurité d'autres personnes. • Prendre les mesures appropriées pour minimiser les risques pour la qualité, la santé et l'environnement. • Communiquer tout cas de situation dangereuse à la direction générale. • S'engager dans le système QHSE en organisant toutes les formations et sensibilisations obligatoires • Proposer et mener

Job Rewards and Benefits